Agil, agiler, am agilsten - so lautet das Credo vieler digital agierender Unternehmen, wenn es um das Thema Projektmanagement geht. Demgegenüber steht das traditionelle Modell der sogenannten "Wasserfallmethode", das weniger flexibel arbeitet.
Was bedeuten diese beiden Methoden und worin bestehen ihre Unterschiede?
Welche Vor- und Nachteile haben Agile und Wasserfallmethode?
Und warum würden wir uns immer wieder für die agile Methode entscheiden?
Projektmanagement mit der Wasserfallmethode: Linear, klar definiert – und unflexibel
Die Wasserfallmethode erfolgt linear und wenig flexibel. Sie fließt in Etappen – eben wie ein echter Wasserfall. Zu Beginn des Projekts legen Auftraggeber*in und Entwickler*innen genau fest, was in welchen Steps entwickelt werden soll. Dadurch ist es möglich, einen relativ genauen Projektplan zu entwickeln, der dann chronologisch abgearbeitet werden kann. Das heißt: Projektphase 2 beginnt erst, wenn Projektphase 1 abgeschlossen wurde.
Die einzelnen Phasen der Projektentwicklung verlaufen dabei ungefähr so:
- Festlegung der Anforderungen (Lasten- und Pflichtenheft)
Kund*innen und Entwicklerteams verständigen sich darauf, welches Produkt gewünscht ist. Nehmen wir ein einfaches, konkretes Beispiel: Ein*e Auftraggeber*in möchte zehn Kuchen für den Geburtstag ihres Freundes bestellen. Hier wird also festgelegt, was für ein Kuchen das sein soll, welche Zutaten, welche Größe, welchen Geschmack und welche Verzierungen er haben soll. Diese Anforderungen werden im so genannten Lastenheft festgehalten, das „Wie“ der Umsetzung mit den einzelnen Steps im Pflichtenheft.
- Konzeption (Design, Prototyp, Technik)
In dieser Phase entsteht eine erste Skizze des Kuchens. Alle Zutaten und sonstiges benötigtes Equipment werden besorgt. Eventuell wird ein Prototyp, eine Miniversion des Kuchens, gebacken. Die Entwicklerteams probieren ihn und vergleichen ihr Urteil mit den Anforderungen aus dem Lasten- und Pflichtenheft. Befinden Sie den Kuchen für gelungen, geht es an die Umsetzung der großen Bestellung.
- Umsetzung
Nun fängt das große Backen an. Zehn Kuchen werden auf Basis der Anforderungen gebacken.
- Testing
Die Kuchen stehen duftend bereit. Jetzt geht es buchstäblich ans Eingemachte. Schmecken sie genauso wie der Prototyp oder haben die Entwicklerteams einen Fehler gemacht? Sie vergleichen ihre Backwaren mit dem Anforderungskatalog. Passt alles? Dann kann die nächste Phase beginnen.
- Evaluation mit Auftraggeber*innen
Die zehn Kuchen werden der Auftraggeber*in ausgehändigt. Gespannt warten die Bäckerteams auf deren Feedback. Ist sie von Look und Geschmack begeistert, können sich die Bäcker*innen erleichtert ans nächste Projekt machen. Gefällt ihr der Kuchen allerdings nicht, werden das Lasten- und das Pflichtenheft erneut bearbeitet. Jeder Änderungswunsch, der von den einst angelegten Lasten und Pflichten abweicht, muss jetzt vertraglich festgehalten werden. Jeder neuen Version des Kuchens geht also eine so genannte vertraglich dokumentierte „Change Request“ voraus. Erst dann kann der Vorgang mit seinen fünf Phasen wiederholt werden – bis die Auftraggeber*in zufrieden ist.
Vorteile der Wasserfallmethode
Die Wasserfallmethode ist ein System, das manche Unternehmen seit vielen Jahren anwenden und dem sie vertrauen. Die Vorteile eines solchen festgelegten Systems liegen auf der Hand:
- Frühe Verständigung über das Projekt mit der Auftraggeber*in
Gleich zu Anfang werden alle Anforderungen besprochen und im Lasten- und Pflichtenheft angelegt. Die Teams der Softwareentwicklung (oder Kuchenbäcker*innen) wissen also genau, was zu tun ist.
- Größtmögliche Kontrolle
Dadurch, dass Anforderungen und Ziel von Anfang an festgelegt sind, können Entwicklerteams Kosten, Aufwand und Projektplan realistisch einschätzen.
- Wenige "Überraschungen" durch traditionelle Vorgehensweise
Gerade Unternehmen mit eher traditionellen Produkten und Strukturen finden in der Wasserfallmethode eine bequeme, weil gewohnte Arbeitsweise.
- Auftraggeber*innen müssen nicht in allen Phasen aktiv am Prozess teilnehmen.
Einigen Auftraggeber*innen kommt es entgegen, wenn sie sich aus dem Entwicklungsprozess zunächst ausklinken können und erst wieder bei der Evaluation des Ergebnisses dabei sind.
Nachteile der Wasserfallmethode
Bei allem Komfort, den die feste Struktur der Wasserfallmethode bietet, muss man auch bei den Nachteilen nicht lange suchen:
- Lange Konzeptphase möglich
Wenn die frühe Verständigung mit der Auftraggeber*in nicht funktioniert, d. h. Vorgaben unkonkret oder nicht eindeutig sind, geht das oft auf Kosten der Konzeptphase. Diese kann sich dadurch extrem in die Länge ziehen, bevor die heiße Phase des Projekts (die Umsetzung) überhaupt begonnen hat.
- Wenig Flexibilität
Anforderungen können sich ändern und das tun sie gerade bei innovativen und digitalen Produkten auch mit großer Wahrscheinlichkeit. Für ein so starres System wie die Wasserfallmethode stellen auch kleine Änderungen im Nachhinein große Probleme dar.
- Veraltete Projektergebnisse
Starre Vorgehensweisen führen oft dazu, dass Projektergebnisse nicht mehr aktuell nutzbar sind – auch wenn Sie im Anforderungskatalog so festgelegt wurden. Im schlimmsten Fall bekommt eine Auftraggeber*in dann ein Produkt, das sie zwar zu Beginn der Projektentwicklung für sinnvoll hielt, aber nun nicht mehr wirklich gebrauchen kann.
- Fehleranfälligkeit
Fehler passieren, egal welche Methode Sie für Ihr Projektmanagement wählen. Das Problem bei der Wasserfallmethode ist aber, dass Fehler oft sehr spät auffallen und dann schwer zu beheben sind.
- Unerwartet höhere Kosten
Durch diese spät bemerkbaren Fehler kann es zu erheblichem finanziellem Mehraufwand kommen, der in der sonst so perfekten Planung nicht vorherzusehen war.
- Kein Zwischenaustausch mit Auftraggeber*innen
Das Produkt wird der Auftraggeber*in erst präsentiert, wenn es in Version 1 fertig ist. Das bedeutet: Während wir entwickeln, haben wir kein Feedback und wissen demnach nicht, ob wir die Anforderungen unserer Auftraggeber*in wunschgemäß umsetzen. Das kann zu Enttäuschungen bei Auftraggeber*innen führen und im Umkehrschluss zu Frustration beim beauftragten Unternehmen. Wer gibt schon gerne wochen-, monate- oder gar jahrelang sein Bestes, um dann zu erfahren, dass er auf der falschen Fährte war? Eben.
- Mehr dokumentarischer Aufwand
Dadurch, dass jede Änderungsanforderung im Vertrag als „change request“ festgehalten werden muss, kann der dokumentarische Aufwand unverhältnismäßig hoch werden.
Projektmanagement mit der Agile-Methode: Iterativ, dynamisch - und flexibel
"Agile" steht für Beweglichkeit und Anpassungsfähigkeit. Wer agil arbeitet, folgt demnach nicht dem einmal festgelegten Weg, sondern überprüft diesen laufend auf Aktualität. Passt der Entwicklungsweg noch zu den Anforderungen? Haben sich diese mittlerweile geändert?
Denn bei der Softwareentwicklung gilt wie auch sonst überall in der zunehmend digitalisierten Welt: Wir sehen uns mit ständig veränderten Bedingungen konfrontiert. Um diesen veränderten Bedingungen adäquat zu begegnen, arbeiten agile Unternehmen iterativ: Prozesse werden nicht linear abgearbeitet, sondern die einzelnen Schritte der Entwicklung können parallel laufen und werden so lange wiederholt, bis sie sich einer perfekten Gesamtlösung nähern. Dadurch können Fehler und Unzulänglichkeiten im Plan schneller erkannt und korrigiert werden. Das führt zu bestmöglichen Ergebnissen, die zu den aktuellen Wünschen der Auftraggeber*in passen.
Dabei wird die Auftraggeber*in nicht nur am Anfang der Konzeptphase mit einbezogen, sondern laufend am Entwicklungsprozess beteiligt. Hierin liegt der entscheidende Unterschied gegenüber der Wasserfallmethode. Durch die rege Beteiligung von Auftraggeber*innen können diese auch bei neu auftretenden Fragen im Prozess mitentscheiden und sind dadurch meist automatisch zufriedener mit dem Ergebnis. Entwicklerteams sparen sich demgegenüber viel Zeit und Arbeit, indem sie Optimierungsbedarf sofort erkennen und umsetzen, anstatt einem falschen Weg zu folgen, der dann natürlich auch zum falschen Ziel führt.
Beispiel: Kuchenbacken mit Agile
Wir bleiben beim Back-Beispiel. Die Auftraggeber*in bestellt ihre zehn Kuchen jetzt bei einem modernen Unternehmen, das agil arbeitet. Wie bei der Wasserfallmethode sprechen Entwickler*innen und Auftraggeber*in über ihre Wünsche und Anforderungen. Allerdings passiert dies nicht nur zu Anfang. Die Anforderungen werden auch nicht in einem Lasten- und Pflichtenheft festgehalten, sondern laufend besprochen und in immer neuen User Stories zusammengefasst.
Anders als bei der Wasserfallmethode arbeiten die agilen Entwickler*innen nicht linear: Das heißt, es folgt nicht die Umsetzungsphase auf die Konzeptphase usw. Vielmehr werden alle Phasen der Projektentwicklung von Konzeption bis Evaluation gleichzeitig durchlaufen – und das mehrmals, bis das Projekt sein größtes Potenzial entfaltet hat und das Produkt den aktuellen Anforderungen der Auftraggeber*in entspricht. Dies passiert in festgelegten Zeiträumen von meistens zwei Wochen, die man Sprints nennt. Beim Kuchenbeispiel sähe das Ganze so aus:
- Sprint
- Festlegung der Anforderungen
Auftraggeber*innen und Entwicklerteams legen in einer ersten User Story fest, wie der Kuchen aussehen und schmecken, wie groß er sein soll etc.
- Konzeption
Darauf basierend wird ein Entwurf des Kuchens erstellt und das Rezept entwickelt.
- Umsetzung
Alle Kuchenzutaten und sonstiges Equipment werden besorgt. Der Kuchen wird gebacken, allerdings in einer Miniversion zum Testen.
- Testing
Die Entwicklerteams probieren den Kuchen. Schmeckt er so, wie er soll?
- Evaluation
Sie stimmen ihre Ergebnisse mit der Auftraggeber*in ab. Ist das der Kuchen, den sie wollte?
Nehmen wir an, zu diesem Zeitpunkt fällt der Auftraggeber*in ein, dass ihre Freundin und die gesamte Verwandtschaft eine Nussallergie haben. Die Hauptzutat des Kuchens aus dem 1. Sprint waren aber – wie könnte es anders sein – Nüsse. Deshalb wünscht sich die Auftraggeber*in jetzt doch eher einen Kuchen mit Früchten.
Was tut das agile Entwicklerteam nun? Es nimmt die veränderten Bedingungen als Herausforderung an und freut sich darüber, dass der „Fehler“ schon im ersten Sprint aufgefallen ist. Nun kann es den zweiten Sprint angehen. Dort folgen dieselben Projektphasen wie zuvor – nur mit den richtigen Zutaten.
"Für uns als digitales Unternehmen ist agiles Arbeiten die beste Methode, um Projekte effizient und dynamisch umzusetzen. Das entscheidende Argument hierbei ist die Qualität des entwickelten Produktes, die zu höherer Kundenzufriedenheit führt."
Vorteile der Agile Methode
Das Prinzip der Flexibilität bringt also viele entscheidende Vorteile mit sich.
- Unkomplizierte Änderungen
Weil ein Projekt nach jedem Sprint neu bewertet wird, sind Änderungen zügig, unbürokratisch und einfach umzusetzen.
- Schnelle Fehlerbehebung
Damit hängt zusammen, dass Fehler schnell erkannt und behoben werden können.
- Schnelle Ergebnislieferung
Durch die iterative Arbeitsweise in Sprints ermöglicht die agile Methode schnellere erste Ergebnisse, die von der Auftraggeber*in bewertet werden können.
- Aktuelle und optimale Projektergebnisse
Mit Agile können sich Entwicklerteams leicht an veränderte Anforderungen anpassen und so Projekte realisieren, die wirklich up-to-date sind, d. h. den aktuellen, möglicherweise veränderten Bedürfnissen der Auftraggeber*in bei Projektabschluss bestmöglich entsprechen.
- Höhere Zufriedenheit bei Auftraggeber*innen und Entwickler*innen
Das Risiko eines aufwändigen Entwicklungsprozesses, der „ins Leere“ läuft, wird durch die ständige Kommunikation zwischen Entwicklerteams und Auftraggeber*innen minimiert. Die rege Zusammenarbeit beider Parteien führt auch beiderseits zu einer höheren Zufriedenheit.
- Agilität schafft Kreativität
Wer es gewohnt ist, sich anzupassen und flexibel zu arbeiten, findet schneller Lösungen – auch für komplexe Fragestellungen. Agiles Arbeiten hält also nicht nur das Projekt, sondern auch den Kopf beweglich.
Nachteile der Agile Methode
Natürlich kann agiles Arbeiten, wie jede andere Projektmanagement-Methode, auch Nachteile haben.
- Weniger eindeutige Anforderungen zu Projektbeginn
Dadurch, dass es bei der agilen Methode keine Lasten- und Pflichtenhefte gibt, sind die Anforderungen seitens der Auftraggeber*in anfangs möglicherweise nicht eindeutig belegt. Die Produkt Vision, das Ziel des Projektes, ist allerdings bei allen Beteiligten die selbe.
- Mehr Beteiligung der Auftraggeber*in notwendig
Auftraggeber*innen sind bei agilen Methoden mehr gefordert, weil sie nach jedem Sprint an der Evaluation beteiligt werden. Das mag nicht für jede*n das richtige Konzept sein.
Ist Agile nun besser?
Wir sagen: ja. Für uns als digitales Unternehmen ist agiles Arbeiten die beste Methode, um Projekte effizient und dynamisch umzusetzen. Das entscheidende Argument hierbei ist die Qualität des entwickelten Produktes, die zu höherer Kundenzufriedenheit führt.
Erinnern wir uns an den Kuchen und an die plötzlich aufgetretene Nussallergie.
Das Unternehmen, das agil arbeitet, kann hier souverän und ohne großen Mehraufwand seine Arbeitsweise an die neue Information anpassen.
Aber was ist mit dem Unternehmen, das die Wasserfallmethode anwendet? Für dieses Team wäre die plötzliche Nussallergie eine Katastrophe. Zehn Kuchen sind bereits gebacken worden – umsonst. Das Ergebnis – ein zufriedenstellendes Produkt – liegt in weiter Ferne. Anstatt bald gemeinsam mit der Auftraggeber*in ein erfolgreiches Projekt zu feiern, muss das Team von vorne beginnen. Das ist nicht nur höchstärgerlich, sondern auch völlig ineffizient.
Natürlich gibt es aber auch Fälle, in denen die Wasserfallmethode gut funktionieren kann – zum Beispiel bei weniger dynamischen Märkten, eindeutig bestimmten und unveränderlichen Anforderungen (wie bei wiederholt hergestellten Produkten) oder Auftraggeber*innen, die so wenig wie möglich am Prozess teilnehmen möchten.
Die Wasserfallmethode mag sich im Einzelfall also immer noch halten. Oft gibt sie uns aber ein Gefühl von Sicherheit, das in Wahrheit Unbeweglichkeit ist. Fakt ist: Sie führt allzu oft durch aufwändige Entwicklungsprozesse hin zu unbefriedigenden Ergebnissen.
Wer ergebnisorientiert und mit Fokus auf die Bedürfnisse seiner Auftraggeber*innen arbeiten möchte, ist mit der agilen Methode deshalb besser beraten. Das ist nicht nur, aber gerade auch bei digitalen Produkten wie Softwareentwicklung der Fall, die einer rasanten Wechselhaftigkeit unterworfen sind. Deshalb gilt für uns als Digitalagentur: Wir arbeiten gut, wenn wir agil arbeiten.
Nehmen Sie jetzt Kontakt auf, um zu erfahren, wie wir mit flexibler und effizienter Softwareentwicklung Ihre Projekte zum Erfolg führen können
